Sistem Informasi

BAB II

LANDASAN TEORI

A.       Konsep Dasar Sistem Informasi

Kata sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu Systema yang memiliki arti satu kesatuan umum. Untuk itu ada pembahasan-pembahasan mengenai konsep dasar dari sistem informasi sebagai berikut.

1.         Pengertian Sistem

Dalam sebuah perusahaan atau instansi harus ada sebuah sistem yang mengatur kinerja yang ada dalam perusahaan atau instansi tersebut.

Menurut Sutarman (2009:14) “Sistem adalah Kumpulan-kumpulan dari elemen-elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam suatu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama”.

Menurut Kusrini (2007:5) bahwa “Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan”.

Dari kedua pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah. Hubungan tersebut saling terintegrasi untuk mencapai sesuatu yang diinginkan.

2.         Pengertian Sistem Informasi

Hampir setiap perusahaan menengah keatas menggunakan sistem informasi untuk mendukung kinerja perusahaan tersebut. menggunakan sistem informasi dapat mempermudah pengolahan data sehingga pekerjaan yang dilakukan lebih efektif dan efisien.

Menurut Tata Sutabri (2012:46) bahwa “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan”. Sistem informasi memberikan nilai tambah terhadap proses, produksi, kualitas, manajemen, pengambilan keputusan dan pemecahan masalah serta keunggulan kompetitif yang tentu saja sangat berguna bagi kegiatan bisnis.

Sedangkan menurut Kusrini (2007:11) bahwa ”Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan merupakan kegiatan strategi dari suatu organisasi, serta menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar”.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bawah sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan aktifitas orang yang menggunakan teknologi tersebut untuk mendukung operasi dan manajemen.

3.         Komponen Sistem Informasi

Tata Sutabri (2012:47) menjelaskan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

a.         Komponen Input

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

b.        Komponen Model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yag sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c.         Komponen Output

Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

d.        Komponen Teknologi

Teknologi merupakan “Tool Box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

e.         Komponen Hardware

Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.

f.         Komponen Software

Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi.

g.        Komponen Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.

h.        Komponen Control

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya.

4.         Pengembangan Sistem Informasi

Kusrini (2007:39) menerangkan bahwa “Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggatikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada”. Sedangkan tujuan pengembangan sistem tersebut adalah untuk memperoleh kemudahan-kemudahan dalam pengolahan data inventory, serta menciptakan keefisienan waktu dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan kapan saja oleh pimpinan.

Pengembangan sistem informasi sering disebut sebagai proses pengembangan sistem (System Development) pengembangan sistem didefinisikan sebagai aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan problem organisasi atau memanfaatkan kesempatan opportunities yang ditimbulkan.

Metode pengembangan sistem banyak metode pengembangan sistem yang tersedia metode yang paling dikenal disebut juga sebagai System Development Life Cycle (SDLC) atau sering juga disebut sebagai Water Fall Method. Metode-metode lain yang dikenal antara lain: Prototyping, Application Software, End-User Development, Outsourcing, dan lain-lain.

SDLC merupakan metode pengembangan sistem paling tua sangat cocok untuk pengembangan sistem yang besar tidak sesuai atau tidak terlalu disarankan untuk small scale project karena Resource intensive tidak fleksibel sulit untuk aplikasi dengan perubahan cara pengambilan keputusan yang diambil.

B.         Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

1.            Pengertian Analisis Sistem

Menurut Deddy Kusbianto (2010:17) dalam bukunya Analisis Dan Perancangan Sistem “analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan suatu perbaikan”.

2.            Langkah-Langkah Analisis Sistem

Menurut Deddy Kusbianto (2010:17) dalam bukunya Analisis Dan Perancangan Sistem. Bahwa didalam analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem.  Antara lain :

a.         Mengidentifikasi Masalah (identify)

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah mengidentifikasi persediaan mobil di PT Andalas Berlian Motors dapat didefenisikan sebagai suatu pernyataan yang ingin diselesaikan dalam menentukan persediaan.

b.        Memahami Kerja dari Sistem (understand)

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada di PT Andalas Berlian Motors Bukittinggi beroperasi. Untuk mempelajari dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian.

c.         Menganalisis Sistem (analyze)

Langkah ini untuk menganalisis masalah yang terjadi dan untuk menemukan penyebab dari masalah yang timbul berdasarkan data yang telah diperoleh dari PT Andalas Berlian Motors Bukittinggi.

d.        Membuat Laporan Hasil Analisis (report)

Setelah proses analisis selesai dilakukan, selanjutnya analis sistem membuat laporan hasil analisis yang akan diserahkan kepada bagian gudang dan kasir yang nantinya akan diteruskan ke maneger pada PT Andalas Berlian Motors Bukittinggi.

3.               Pengertian Perancangan Sistem

Menurut John Burch & Gary Grudnitski dalam Jogiyanto (2005:196), Perancangan adalah  “Penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”.

Menurut Tata Sutabri (2012:224) bahwa “Perancangan sistem merupakan prosedur untuk mengkonversikan spesifikasi logis ke dalam sebuah desain yang dapat diimplementasikan pada sistem komputer organisasi”.

Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem mempunyai tujuan untuk memenuhi kebutuhan pemakai atau user dan memberikan gambaran yang jelas dan rancangan bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer beserta ahli-ahli teknik yang terlibat.

C.        Alat Bantu Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

1.               Diagram Alir Sistem Informasi (ASI)

Aliran Sistem Informasi (ASI) Merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan fomulir termasuk tembusan–tembusannya. Aliran sistem informasi dimanfaatkan untuk mengetahui permasalahan yang ada pada suatu perusahaan. Dari sini dapat diketahui apakah sistem informasi tersebut masih layak dipakai atau tidak,  serta masih manual atau sudah terkomputerisasi.

Beberapa simbol yang digunakan dalam pembuatan Aliran Sistem informasi (ASI) dapat dilihat pada tabel 1 berikut :

Tabel 1 Simbol-Simbol Diagram Alir Sistem Informasi

SIMBOL	KETERANGAN
	Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menunjukan dokumen input dan output baik untuk manual, mekanik atau komputer. Multi Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menunjukan banyak dokumen input dan output baik untuk manual, mekanik atau komputer.
	Proses Manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual atau pekerjaan yang dilakukan tanpa menggunakan komputer. Uraian singkat kegiatan manual dicantumkan di dalam simbol ini.
	Data. simbol ini digunakan untuk menyatakan dan mewakili data masukan dan keluaran.
	Proses Komputer / Online Computer Process. Simbol ini menggambarkan kegiatan proses dari pengolahan data dengan komputer secara online. Uraian singkat tentang operasi program komputer ditulis di dalam simbol.
N C A	Arsip.  Simbol ini digunakan untuk menggambarkan file komputer / non komputer yang disimpan sebagai arsip. Di dalam simbol ini bisa ditulis huruf N (Numeric), huruf A (Alphabetical) atau huruf C (Cronological).
	Penghubung pada halaman yang sama. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan hubungan arus proses yang terputus masih dalam halaman yang sama. Di dalam simbol ini dicantumkan nomor sebagai penghubung.
	Database. Simbol ini digunakan untuk menghasilkan output dan juga mengontrol kebenaran data yang ada diaplikasi cocok dengan sumber data.
	Penghubung pada halaman yang berbeda. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan hubungan arus proses yang terputus dengan sambungannya ada di halaman yang lain, sesuai dengan nomor yang tercantum dalam simbol.
	Display.  Simbol ini digunakan untuk menunjukan yang ditampilkan di monitor.
	Garis Alir. Simbol ini menunjukkan aliran/arah dari proses pengolahan data.

       Sumber : Andri Kristanto(2008:73)Perancangan sistem informasi dan aplikasi

2.            Hierarchy Plus Input Process Output (HIPO)

HIPO adalah penggambaran lebih lanjut tingkatan-tingkatan proses atau output dari data flow diagram untuk dijadikan sebagai modul dalam pembuatan program.

a.    Visual Table Of Contents (VTOC)

Diagram ini menggambarkan hubungan dari fungsi-fungsi secara berjenjang. Berikut gambar dari VTOC sebagai berikut :

Gambar  1 : Visual Table Of Contents

Sumber : Hanif Al Fatta (2007:148) Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi

b.    Overview Diagram

Diagram ini menggambarkan fungsi-fungsi yang ada pada sistem informasi.

3.               Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan gambaran sistem secara logika yang tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. Keuntungan dari DFD, memudahkan user atau pemakai menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dilaksanakan. Desain ini akan memperlihatkan aliran sistem mulai dari input, proses hingga output yang dihasilkan.

Beberapa simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram (DFD), dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 2  Simbol-Simbol Data Flow Diagram

SIMBOL	KETERANGAN
	Kesatuan Luar / External Entity. Merupakan sumber /tujuan data atau suatu bagian/ orang yang berada diluar sistem tapi berhubungan dengan sistem tersebut, baik itu memasukkan data maupun mengambil data dari sistem.
	Proses. Simbol ini digunakan untuk melakukan proses pengolahan data di dalam DFD, yang menunjukkan suatu kegiatan yang mengubah aliran data masuk (input) menjadi aliran data keluar (output).
	Penyimpanan Data / Data Store. Berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen-dokumen/file-file yang dibutuhkan dalam suatu sistem informasi.
	Aliran Data. Menunjukkan arus dalam proses, dimana simbol aliran data ini mempunyai nama tersendiri.

Sumber : Tata Sutabri (2012:117) Analisis Sistem Informasi

4.                  Entity Relationship Diagram (ERD)

Model Entity-Relationship berisi komponen-komponen dari suatu himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan seluruh fakta yang ditinjau sehingga dapat diketahui hubungan antara entity-entity yang ada dengan atribut-atributnya. Selain itu juga bisa menggambarkan hubungan yang ada dalam pengolahan data, seperti hubungan many to many, one to many, atau one to one. Lebih jelasnya akan digambarkan secara sistematis dengan menggunakan Diagram Entity-Relationship (Diagram E-R / ERD).

Hubungan/relasi antar atribut yang terdapat pada sistem konseptual secara bebas yang terdiri dari entity-entity, dan setiap entity terdiri dari atribut yang ada, yaitu:

a.         Unary, adalah satu entity berelasi  hanya dengan satu entity saja.

b.        Binary, adalah satu entity berhubungan dengan entity yang lain.

c.         Ternary, adalah satu entity berhubungan dengan beberapa entity yang lainnya.

Berikut adalah keterangan simbol dari Diagram ERD :

Tabel 3 Simbol-Simbol Entity Relationship Diagram (Diagram E-R)

SIMBOL	KETERANGAN
	Entitas. Notasi untuk mewakili suatu obyek dengan karakteristik sama, sehingga pada lingkungan nyata setiap obyek akan berbeda dengan obyek lainnya.
	Attribute. Simbol terminal ini untuk menunjukkan nama-nama atribut yang ada pada entity.
	Attribute Key. Simbol atribut yang digaris bawahi, berfungsi sebagai key (kunci) di antara nama-nama atribut yang ada pada suatu entity.
	Relasi. Notasi yang digunakan untuk menghubungkan beberapa entitas berdasarkan fakta pada suatuj lingkungan.
	Garis Penghubung. Notasi untuk merangkaikan keterkaitan antara notasi-notasi yang digunakan dalam diagram E-R, yaitu entitas, relasi dan atribut.

Sumber : Yudi Priyadi (2014:20) Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi

5.                  Flowchart

Flowchart  merupakan alat bantu yang digunakan untuk menerangkan logika program, berupa suatu bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program.

Sombol-simbol yang digunakan dalam flowchart dapat dijelaskan pada tabel 4 berikut:

Tabel 4 Simbol-simbol Bagan Alir Program (FlowChart)

SIMBOL	KETERANGAN
	Terminal Point Simbol. Digunakan untuk menunjukan awal dan akhir dari suatu proses.
	Prepation Simbol. Digunakan untuk memberi nilai awal.
	Proses Simbol. Digunakan untuk mewakili suatu proses, seperti pengolahan aritmatika.
	Proses Terdefinisi. Digunakan untuk menunjukan suatu operasi yang rincinya ditujukan ditempat lain.
	Input / Output Simbol. Digunakan untuk mewakili operasi perbandingan logika atau suatu penyeleksian kondisi didalam program.
	Simbol display. Simbol ini digunakan untuk menunjukan yang ditampilkan di monitor.
	Symbol disk and on-line storage. Simbol untuk menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk.
	Dokumen. simbol yang digunakan untuk input berasal dari dokumen dalam bentuk kertas atau output dicetak ke kertas.
	Data. Digunakan untuk menyatakan dan mewakili data masukan dan keluaran.
	Penghubung. digunakan untuk menunjukan sambungan dari bagan alir yang terputus pada halaman yang sama.
	Penghubung halaman lain. Digunakan untuk menunjukan hubungan arus proses yang terputus dengan sambungan yang ada di halaman lain.
	Garis Alir. Digunakan untuk menunjukan aliran atau arus dari proses.

Sumber : Buku Teks Komputer Basis Data, Karangan Fathansyah (2007:80)

D.       Tinjauan Terhadap Inventory

1.    Pengertian Inventory

Alexandri (2009:122) mengemukakan bahwa “Inventory adalah suatu aktiva yang meliputi barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam satu periode “.

Menurut Ishak (2010:159) “Persediaan (inventory) sebagai sumber daya menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini belum digunakan karena menunggu proses lebih lanjut”.

Secara umum pengertian inventory adalah merupakan suatu aset yang ada dalam bentuk barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam operasi perusahaan maupun barang-barang yang sedang di dalam proses pembuatan.

Diantara pengertian diatas maka inventory dapat diklasifikasikan oleh perusahaan menjadi beberapa bagian diantaranya, apabila jenis perusahaan yang membeli barang akan dijual lagi, maka klasifikasi hanya ada satu macam saja persedian barang dagangan. Sedangkan bila jenis perusahaan adalah industri yaitu perusahaan yang mengolah bahan mentah menjadi bahan jadi, maka klasifikasi inventory dibagi menjadi 3 kelompok yaitu:

a.                   Persediaan bahan baku

b.                  Persediaan dalam proses

c.                   Persediaan barang jadi.

Setelah diperhatikan definisi inventory diatas, dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan persediaan bahan baku adalah barang-barang berwujud yang dimiliki dengan tujuan untuk diproses menjadi barang jadi. Barang ini dihasilkan sendiri dan dibeli dari perusahaan lain yang merupakan produk akhir dari perusahaan itu sendiri, barang ini merupakan bahan utama dalam menghasilkan produk akhir, persediaan barang penolong atau pembantu adalah bahan-bahan yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir, tapi tidak secara langsung ikut serta dalam hasil produk akhir. Persediaan barang dagangan adalah barang-barang yang dibeli dan dimiliki oleh perusahaan dagang untuk dijual kembali.

Salah satu perlunya inventory dilaksanakan dengan baik yaitu mengetahui secara pasti harga pokok dari barang-barang dagangan yang terjual. Disamping itu untuk menjamin lancarnya arus lalu lintas barang maka perlu diadakan pencatatan terhadap segala penerimaan barang yang berasal dari supplier, barang yang dipesan oleh langganan, barang yang terjual, barang yang dikembalikan oleh langganan dan penyesuaian-penyesuaian (Adjusment) terhadap barang. Atas dasar pencatatan tersebut nantinya dapat diketahui antara lain barang mana yang banyak tertimbun (Overstock) barang mana yang harus dipesan kembali kepada supplier karena persediannya sudah menipis, apabila terjadi pemesanan barang kepada supplier,  maka pemesanan ini perlu pula dicatat untuk mendapatkan informasi tentang inventory yang lengkap, bila segala transaksi yang disebut diatas tidak dicatat dengan baik maka akan menemui kesulitan untuk mengetahui keadaan inventory secara pasti pada suatu saat misalnya kesulitan untuk mengetahui berapa jumlah persedian barang yang ada dan yang sudah dipasarkan serta jumlah  barang yang sudah dipesan oleh langganan (Quantity Committed) dan berapa jumlah barang yang dipesan kepada Supplier (Quantity Sold) dan informasi penting lainnya.   

2.      Strategi Operasi Persedian

Dari persediaan fisik ini, persediaan dapat dibedakan menurut jenis dan persediaan barang tersebut dalam urutan pengerjaan produk yaitu:

a.    Persediaan bahan baku komponen (Raw Materials Stock) Yaitu persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi barang yang mana dapat diperoleh dari sumber-sumber atom ataupun dibeli dari supplier yang menggunakannya.

b.   Persediaan komponen-komponen rakitan (Purchased Parts/Components Stock) Yaitu persediaan atau bahan-bahan yang terdiri dari Parts yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung di assembling dengan Parts lain tanpa melalui proses produksi sebelumnya.

c.    Persediaan bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan

Yaitu persediaan atau bahan-bahan yang diperlukan dalam produk-produk untuk membantu berhasilnya proses produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan.

d.      Persediaan barang setengah jadi / barang dalam proses (Word in Process/Process Stock) Yaitu persediaan barang yang dikeluarkan dari tiap-tiap bagian disuatu pabrik atau bahan yang belum diolah menjadi suatu bentuk tetapi terus diproses kembali untuk menjadi barang jadi.

e.       Persediaan barang jadi (Finished Good Stock)

Yaitu persediaan barang yang telah selesai diproses atau diolah menjadi bentuk dan siap untuk dijual kepada langganan atau perusahaan lain.

3.      Kegunaan Inventory

 Inventory dapat dipergunakan oleh suatu perusahaan untuk :

a.       Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang-barang yang dibutuhkan perusahaan.

b.      Menghilangkan resiko dari bahan yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan.

c.       Untuk memupuk bahan-bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran.

d.      Mempertahankan stabilitas operasi perusaan atau menjamin kelancaran arus produksi.

e.       Mencapai penggunaan yang optimal.

f.       Memberikan pelayanan atau Service kepada langganan pada suatu waktu dapat dipenuhi atau memberikan jaminan tetap tersedianya barang jadi tersebut.

Membuat pengadaan atau produksi tidak perlu sesuai dengan penggunaan

E.        Basis Data

1.      Pengertian Basis Data

Pengertian basis data menurut Indrajani (2014:02) dalam bukunya Pengantar Sistem Basis Data “basis data adalah suatu kumpulan data yang berhubungan secara logis dengan deskripsi data tersebut, yang dirancang untuk memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisis”. Basis data menggambarkan dirinya sendiri karena berisi sebuah deskripsi tentang dari dirinya sendiri dalam sebuah kamus data.

Basis Data juga didefinisikan dalam beberapa sejumlah sudut pandang seperti;

a.       Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah.

b.      Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (Redundansi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

c.       Kumpulan File/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik.

(Sumber : Buku Pengantar Sistem Basis data, Karangan Indrajani (2014:02)

2.      Istilah dalam Basis Data

Menurut Fathansyah (2012:45) dalam bukunya Basis Data,  terdapat istilah yang digunakan dalam basis data diantaranya yaitu

a.   Enterprise

Yaitu suatu bentuk organisasi, data yang tersimpan dalam basis data     merupakan data operasional dari suatu enterprise. Contoh: Sekolah, Rumah Sakit.

b.   Entitas

Yaitu objek yang dapat dibedakan dengan objek yang lainnya. Contohnya: dalam enterprise sekolah terdapat entitas siswa dan mata pelajaran.

c.    Atribut

Yaitu atribut untuk mewakili suatu entity. Contohnya: Entitas siswa mewakili atribut NIS, Nama, Alamat, Agama dll.

d.   Nilai data atau data value

Yaitu informasi yang tercakup dalam setiap elemen data. Isi dari atribut disebut nilai data.

e.    Record (Tuple)

Yaitu kumpulan field-field yang saling berkaitan yang menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap.

f.     Fild

Yaitu kumpulan record-record yang sejenis dimana mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama namun berbeda-beda data value-nya.

g.   Database

Yaitu kumpulan file-file yang punya kaitan antara satu file dengan file lainnya sehingga membentuk suatu bangunan data.

h.   DataBase Management System (DBMS)

Yaitu kumpulan file yang saling berkaitan bersama-sama dengan program untuk pengelolaannya.

3.      Desain Database

 Tujuan desain database adalah untuk menentukan data-data yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga informasi yang dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik. Terdapat alasan mengapa desain database perlu untuk dilakukan, salah satunya adalah untuk menghindari pengulangan data.

Salah satu metode meminimalisasi pengulangan data antara lain dengan Empat pendekatan dalam desain Database

a.      Top- down

Diawali dengan pembentukan model data yang berisi beberapa entitas high-level dan relationship, yang kemudian menggunakan pendekatan top-down secara berturut-turut untuk mengindentifikasi entitas lower level, relationship dan atribut lainnya.

b.         Bottom-up

Dimulai dari atribut dasar (sifat-sifat entitas dan relationship), dengan analisis dari penggabungan antar atribut yang dikelompokan kedalam suatu relasi yang mempresentasikan tipe dari entitas dan relationship antar entitas.

c.          Inside-out

Berhubungan dengan pendekatan bottom-up tetapi sedikit berbeda dengan identifikasi awal entitas utama dan kemudian menyebar ke entitas, relationship, dan atribut terkait lainnya yang lebih dulu diidentifikasi.

d.         Mixed

Menggunakan pendekatan bottom-up dan top-down untuk bagian yang berbeda sebelum pada akhirnya digabungkan.

Sumber : Buku Pengolahan Database dengan Mysql (2006:127). Penerbit Wahana Komputer

F.        MySql

MySQL adalah Relational Database Management System (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis  di bawah licensi GPL (GeneralPublic License). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL,  namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat close source atau komersial. Menurut Abdul Kadir (2008:12) bahwa “MySQL merupakan software yang tergolong sebagai DBMS (Database Management System) yang bersifat open source. DBMS yang secara khusus dibuat untuk memudahkan pemakai dalam mengelola basis data”.

MySQL adalah satu dari sekian banyak sistem database, merupakan terobosan solusi yang tepat dalam aplikasi database. Selain itu juga tersedia mailing list dan homepage khusus yang memberikan tutorial serta dokumen lengkap. MySQL merupakan turunan dari salah satu  konsep utama dalam database yaitu, SQL (structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database, terutama untuk pemilihan/seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. Sistem basis data (DBMS) dapat diketahui dari cara kerja optimizer-nya dalam melakukan proses perintah SQL yang dibuat oleh user maupun program aplikasi.

Berikut ini beberapa keistimewaan yang dimiliki oleh MySQL:

1.   Portability

MySQL dapat berjalan stabil pada berbagi sistem operasi diantaranya adalah seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac OS X Server, Amiga, HP-UX dan masih banyak lagi.

2.    Open Source

MySQL didstribusikan secara open source (gratis), di bawah licensi GPL sehingga dapat menggunakannya secara cuma-cuma tanpa dipungut biaya sepeser pun.

3.   Multiuser

MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik. Hal ini memungkin sebuah database server MySQL dapat diakses client secara bersamaan.

4.   Performance Tuning

MySQL memilki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL persatuan waktu.

5.   Column Types

MySQL memilki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti integer, float, double, char, varchar, text, blob, date, time, datetime, timestamp, year, set serta enum.

6.   Command dan Functions

MySQL memiliki operator dan fungsi yang secara penuh yang mendukung perintah SELECT dan WHERE dalam query.

7.      Security

MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmask, nama host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta password terenskripsi.

8.      Scalability dan Limits

MySQL mampu menangani database dalam skala besar, dengan jumlah records lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 miliar baris. Selain itu, batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tipa tabelnya.

9.      Conectivity

MySQL dapat melakukan koneksi dengan client dengan menggunakan protocol TCP/IP, Unix soket(unix), atau Named Pipes(NT).

10.  Localization

MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan (error code) pada client dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa.

11.  Interface

MySQL memiliki interface terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman.

12.  Client dan Tools

MySQL dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat digunakan untuk administrasi database, dan setiap tool yang ada disediakan petunjuk online.

13.  Struktur Table

MySQL memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel dalam menangani ALTER TABLE, dibandingkan database lainnya semacam ProstgreSQL ataupun Oracle.

1.      Koneksi MySQL dengan Java

Koneksi ke database dengan JDBC, maka perlu mengincludekan atau dengan perintah import paket berupa java.sql, kemudian diikuti dengan penggunaan class yang ada pada driver JDBC for MySQL.

Kode program yang akan digunakan untuk loading driver JDBC for MySQL adalah sebagai berikut :

Class.forName(“com.mysql.jdbc.Driver);

Sedangkan kode program untuk melakukan koneksi dengan MySQL adalah sebagai berikut :

            Connection con=DriverManager.getConnection

            "jdbc:mysql://localhost/pustaka", "root", "");

Sumber: Ir. Yuniar Supardi (2007:34) Dalam Bukunya Pemrograman Database dengan Java dan MySQL.

2.      SQL (Structure Query Languange)

    SQL merupakan bahasa standar yang digunakan untuk memanipulasi data dan memperoleh data dari sebuah basis data relasional. SQL dibutuhkan untuk melakukan komunikasi antara komputer dengan pemakai. Tujuan dari pemakaian SQL adalah :

a.       Memanggil data dari satu tabel atau lebih pada sebuah basis data.

b.      Memanipulasi data pada tabel-tabel dengan menyisipkan, menghapus atau memperbaharui record.

c.       Mendapatkan ringkasan informasi mengenai data pada tabel.

d.      Membuat, memodifikasi dan menghapus tabel pada basis data.

e.    Membuat dan menghapus indeks suatu tabel.

Menurut Bambang Hariyanto (2009:119-162) Di dalam SQL terdapat 3 sub bahasa basis data, yaitu

1.      Data Defenition Language (DDL) yang berfungsi untuk menspesifikasikan skema atau struktur basis data. DDL biasa disebut bahasa pendefinisian skema (Schema Definision Language) yang berisi perintah- perintah objek- objek basis data.

Contoh sintaks Data Defenition Language (DDL):

a.       Pembuatan table

CREATE TABLE table_name

{column_name data_type[NULL|NOT NULL])}

b.      Penghapusan table

DROP TABLE table_name [RESTRICT|CASCADE]

c.       Pengisian table secara otomatis

CREATE TABLE table_name (column_name numeric_data_type IDENTITY [(sedd,increment)][NOT NULL])

d.      Penambahan kolom

ALTER TABLE table_name

ADD column_name data_type [NULL|NOT NULL] [,…n]

e.       Penghapusan kolum

ALTER TABLE table_name DROP COLUMN column_name

f.       Pengubahan kolom

ALTER TABLE table_name

ALTER COLUMN column_name new_data_type [NULL|NOT NULL]

g.      Pembuatan Indeks

CREATE [UNIQUE] INDEX nama_indeks ON nama_tabel (nama_kolom [ASC|DESC] [, …])

h.      Penghapusan indeks

DROP INDEX nama_indeks

2.      Data Manipulation Language (DML) adalah sekelompok perintah yang menentukan dan memanipulasi nilai- nilai ditabel pada suatu waktu seperti menambah, mencari, mengubah dan menghapus baris dalam tabel.

Contoh sintaks Data Manipulation Language (DML):

a.       Kalimat INSERT

Berguna untuk menyisipkan data ditabel pada suatu basis data.

Sintaks :

INSERT INTO nama_tabel [(column_1, …,column_n)]

VALUES (value_1,… value_n);

b.      Kalimat UPDATE

Berguna untuk memperbaharui data ditabel pada suatu basis data

Sintaks : 

UPDATE table_name

SET column_1 = value_1[,column_2 = value_2[,…]]

[WHERE condition]

c.       Kalimat  DELETE

Berguna untuk menghapus  data ditabel pada suatu basis data

Sintaks : DELETE nama_tabel [WHERE syarat]

d.      Kalimat SELECT

Berguna untuk query dari basis data

Sintaks :

SELECT [DISTINCTIALL] {column_experesion}

FROM table_name [alias],[,…]

[WHERE condition]

[[GROUP BY column_list] [HAVING condition]

[ORDER BY column_list]

Keterangan :

Select : menspesifikasikan kolom-kolom yang akan muncul sebagai keluaran

Form : menspesifikasikan daftar relasi yang digunakan

Where : menyaring baris baris yang memenuhi kondisi

Group by : membentuk kelompok-kelompok baris dengan nilai kolum yang sama

Having :  menyaring kelompok-kelompok yang memenuhi suatu syarat(kondisi)

Order by: menspesifikasikan urutan keluaran

3.      Data Control Language (DCL)  berisi fitur-fitur yang menentukan aksi yang dapat dilakukan pemakai terhadap objek basis data seperti basis data, tabel, view.

Ada 2 perintah di Data Control Language (DCL)   :

a. GRANT

Perintah ini digunakan untuk memberikan wewenang pada objek-objek basis data untuk pemakai-pemakai spesifik.

Format Grant : 

GRANT {daftar_wewenang | ALL PRIVILEGES}

ON nama_objek

TO {daftar_id_otorisasi | PUBLIC}

[WITH GRANT OPTION]

b.REVOKE

Revoke digunakan untuk mencabut wewenang pada objek-objek basis data.

Format REVOKE :

REVOKE [GRANT OPTION FOR]

{daftar_wewenang | ALL PRIVILEGES}

ON nama_objek FROM {daftar_id_otorisasi | PUBLIC}[RESTRICT  | CASCADE]

G.       Bahasa Pemrograman

1.         JAVA

Java adalah salah satu bahasa pemprograman komputer yang berorientasi objek, diciptakan oleh satu tim dari perusahaan Sun Microsystem, perusahaan workstation UNIX (Spare). Java diciptakan berdasarkan bahasa C++, dengan tujuan platform independent (dapat dijalankan pada berbagai jenis hardware tanpa kompilasi ulang), dengan slogan Write Once Run Anywhere (WORA).

Sumber:  Benny Hermawan (2007:5) Buku Menguasai Java 2 dan Object Oriented Programming.

2.            Konsep pemograman berorientasi objek

Java merupakan pemograman berorientasi objek yang memiliki teknik untuk memusatkan rancangan pada data (objek) dan interface. Ada 6 konsep OOP yaitu :

a.       Objek

Objek dalam pemprograman (soft object) adalah suatu komponen dari suatu sistem yang dibangun. Misalnya objek matematis, objek jendela (window), objek tombol(button), objek kotak gambar (picture box). Analog objek pada pemprograman procedural adalah “fungsi” atau “prosedur” yang bekerja mandiri menghasilkan sesuatu dalam suatu proses pertukaran data dengan program utama.

Contoh :

Import java.until.*;

Public class Circle{

Public static void main (String [ ] args) {

Circle C = new Circle();

C.x=2.0; C.y=3.0; C.r=5.0;

Double area=C.luas();

Double kel = C.keliling();

}}

b.      Method

Objek-objek yang bekerja sama membentuk suatu sistem harus saling berkomunikasi untuk menjalankan sistem tersebut. Dalam sebuah program, objek-objek berkomunikasi satu sama lain dengan mengirimkan pesan. Sebagai contoh, jika sebuah objek ingin memanggil metode dari objek lain, maka objek ini akan mengirimkan sebuah pesan yang meminta objek tujuan untuk menjalankan metode yang dikehendaki. Pesan ini akan berisi informasi-informasi yang dibutuhkan objek tujuan untuk dapat menunaikan permintaan tadi. Sebuah pesan dibentuk oleh informasi berikut ini:

Contoh:

Public double keliling() {

Return 2 * 3.14159 * r;

}Public double luas() {

Return 3.14159 * r * r;

}}

c.       Class

Kelas (Class) pada pemprograman dapat disertakan dengan “cetak biru” atau blue print bagi suatu bangunan. Dimana rumah atau gedung kemudian dibangun berdasarkan cetak biru tersebut. Rumah dan bangunan tersebut  adalah objek hasil cetak biru. Setiap kelas merupakan suatu kesatuan yang terpisah (encapsulation) dari kelas lainnya. Kelas/objek harus memiliki antar muka (interface) agar bisa berkomunikasi dengan kelas/objek lainya.

Contoh;

public class Circle {

public double x, y;

public double r;

d.      Interface

pemrograman, interface digunakan oleh berbagai objek yang tidak terhubung untuk saling berinteraksi. Jadi dalam bahasa pemrograman, interface dapat didefinisikan sebagai koleksi definisi metode-metode dan variabel-variabel konstan, namun tanpa implementasi. Implementasi akan dilakukan oleh kelas-kelas yang mengimplements interface ini. Tanpa implementasi di sini tidak seperti pada kelas abstrak yang merupakan metode-metode yang tidak melakukan apa-apa, melainkan hanya sekedar nama metode saja.

Contoh interface yang hanya berisi konstanta :

public interface interfaceWarna {

public static final int Hitam = 255;

public static final int Putih = 0;      }

Contoh interface yang mengandung method tanpa konstanta :

public interface InterfaceBentuk {

public abstract void gambar ();

public abstract void tentukanWarna();   }

e.       Polimorfisme

Polimorfisme adalah sifat dari kelas objek yang memungkinkan berapa fungsi dapat memiliki nama yang sama walaupun isi fungsi tersebut berbeda.

Contoh :

public class Circle{

public double x, y, r ;

public Circle (double x, double y) {

this.x = x ; this.y = y ; this.r = r ; }

public Circle (double x, double y) {

this.x = x ; this.y = y ; this.r = 1.0; }

public double keliling(){

return 2 * 3.14159 * r ; }

public double luas() { return 3.14159 * r *r ; }}

f.       Inheritance

Peristiwa pemakaian kelas objek dengan parameter-parameter local yang sesuai dengan definisi antar muka objek dapat dipandang sebagai pewarisan (Inheritance) sifat-sifat objek ke program. Pewarisan merupakan suatu mekanisme yang memungkinkan seorang menciptakan suatu kelas baru berdasarkan kelas yang sudah ada tersedia tetapi tidak perlu menuliskan kode dari nol. Dengan cara seperti ini semua metode dan variabel instan yang terdapat pada kelas dasar diturunkan ke kelas turunan. Namun kelas turunan dapat menambahkan metode baru atau variabel instan baru tersendiri.

Contoh :

Public class circleGraphics extends Circle {

Color outline, fill ;

Public void draw(drawWindow dw) {

Dw.drawCircel(x, y, r, outline, fill);  }

Sumber:  Julius Hermawan (2006:6) dalam bukunya Analisa Desain & Pemrograman Berorientasi Obyek

3.            JDBC driver

Menurut Bambang Hariyanto (2004:578) bahwa “JDBC adalah API berbasis XCLI yang memungkinkan objek java memanggil basis data”.

Berdasarkan pada cara penyediaan koneksi terhadap basis data yang dilakukannya, ada 4 kategori atau tipe JDBC driver yaitu :

a.       JDBC-ODBC Brige, satu satu nya yang ada secara default di JDK sehingga dapat digunakan dengan banyak basis data. Penggunaannya ada pada aplikasi stand alone.

b.      Native API – Partly java driver menggunakan pustaka native local untuk berkomunikasi dengan basis data. Tipe ini lebih cepat dari pada JDBC-ODBC Brige.

c.       JDBC Network- All java driver, yaitu driver yang bertindak sebagai penengah  antara pihak client dan server basis data.

d.      Native protocol – All java driver, tipe yang 100% java dan tidak menggunakan native CLI. Tipe ini mampu berkomunikasi secara lansung dengan basis data tanpa perlu penerjemah apapun.

4.            JAVA Connector

Java Standard Edision atau J2SE untuk terkoneksi dengan database harus menggunakan driver yang akan memanggil fungsi sql di java. Driver ini layaknya driver hardware pada komputer yang berbeda untuk setiap model hardware, begitu pula dengan driver koneksi database ke java. Driver koneksi DB ke java berbeda untuk setiap DBMS.

Untuk dapat mengkoneksikan MySQL dengan java maka dibutuhkan conektor yang akan menghubungkan . Conektor yang akan dipakai adalah Connector/J yang dikeluarkan oleh MySQL yaitu mysql-connector-java-5.1.6.

  Cara  untuk mengkoneksikan MySQL dangan Java antara lain memilih menu service pada aplikasi netbeans kemudian masuk ke menu driver dan memilih MySQL (connector/J). untuk pembuatan koneksi yang baru diperlukan window new database connection. Untuk pengisian database URL antara lain : jdbc:mysql://<HOST>:<PORT>/<DB>

Contoh pengisisan :

Database URL : jdbc:mysql://localhost:3306/siak

User name : root

Password  : “ “

Menurut Bambang Hariyanto (2004:667) bahwa JDBC terdiri dari 3 spesifikasi yaitu :

a.    Interface

Interface adalah bagian terpenting dalam paket java.sql karena mendefinisikan cara aplikasi berintekrasi dengan basis data. Beberapa interface yang terkait dalam pembuatan koneksi ke database, antara lain yaitu :

1)         Interface java.sql.Connection

Connection menyimpan informasi state mengenai sesi basis data yang dikelolanya dan menyediakan aplikasi dengan objek Statement, PreparedStatement atau CallableStatement untuk membuat pemanggilan selama sesi. JDBC API menspesifikasikan koneksi diinterface java.sql.Connection. Public interface Connection extends Object

2)         Interface java.sql.ResulSet

Aplikasi memperoleh data yang dikirim oleh SELECT melalui implementasi java.sql.ResultSet interface. Secara spesifik, objek ResultSet memungkinkan aplikasi menerima baris-baris data yang dikirim oleh pemanggilan SELECT. Public interface ResultSet extends Object

3)         Interface java.sql.Statement

Statement adalah pemanggilan SQL ke basisdata. Ia umumnya berupa UPDTE, DELETE, INSERT atau SELECT dimana tidak ada kolom yang dikaitkan ke data java. Public interface PreparedStatement extends Object, Statement.

b.   Class

Kelas kelas di JDBC antara lain:

1)         Kelas java.sql.Date

Kelas Date memperluas java.util.Date untuk merepsentasikan SQL DATE type. Public class Date extends java.util.Date

2)         Kelas java.sql.DriverManager

Objek ini bertanggung jawab untuk menyimpan beragam implementasi JDBC yang ada untuk aplikasi. Objek ini menggunakan URL untuk memberi koneksi ke basis data lewat metode DriverManager.get Connection(). Public interface DriverManager extends Object

3)         Kelas java.sql.Time

Kelas TIME memperluas kelas java.until.Date untuk merepresentasikan SQL Time type. Public class Time extends Date

c.       Exception

Kelas-kelas Exception di JDBC adalah :

1)         Exception java.sql.SQLException

Digunakan untuk ketika kesalahan saat terjadi batch update. Public class SQLException extends Exception

2)         Exception java.sql.SQLWarming

SQLWarming terjadi ketika basisdata memunculkan peringatan. Public class SQLWarming extends SQLException

H.       iNet Cristal Clear

iNet Cristal Clear (dengan library JasperReport) sangat membantu dalam pembuatan laporan. Library JasperReport sendiri merupakan Java Library (JAR) yang bersifat open dan dirancang untuk menambahkan kemampuan pelaporan (reporting capabilities) pada aplikasi java.

JasperReport memiliki sejumlah fitur, antara lain :

1.      Layout dan desain laporan yang fleksibel

2.      Dapat menampilkan laporan dalam bentuk teks maupun gambar (chart)

3.      Dapat menghasilkan report dalam berbagai format : html, pdf, rtf, xls, csv.

4.      Dapat menerima data dari berbagai sumber data : JDBC, Bean Collection, ResultSet, CSV, XML, Hibernate.

 sumber :https://www.inetsoftware.de/products/clear-reports,dikunjungi 23-09-2014).

I.          Netbeans

NetBeans merupakan sebuah proyek kode terbuka yang sukses dengan pengguna yang sangat luas, komunitas yang terus tumbuh, dan memiliki hampir 100 mitra. Sun Microsystems mendirikan proyek kode terbuka NetBeans pada bulan Juni 2000 dan terus menjadi sponsor utama. Saat ini terdapat dua produk : NetBeans IDE dan NetBeans Platform.

The NetBeans IDE adalah sebuah lingkungan pengembangan - sebuah class untuk pemrogram menulis, mengompilasi, mencari kesalahan dan menyebarkan program. Netbeans IDE ditulis dalam Java - namun dapat mendukung bahasa pemrograman lain. Terdapat banyak modul untuk memperluas Netbeans IDE. Netbeans IDE adalah sebuah produk bebas dengan tanpa batasan bagaimana digunakan.

Tersedia juga NetBeans Platform yaitu sebuah fondasi yang modular dan dapat diperluas yang dapat digunakan sebagai perangkat lunak dasar untuk membuat aplikasi desktop yang besar. Mitra ISV menyediakan plug-in bernilai tambah yang dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam Platform dan dapat juga digunakan untuk membuat class dan solusi sendiri.

Kedua produk adalah kode terbuka (open source) dan bebas (free) untuk penggunaan komersial dan non komersial. Kode sumber tersedia untuk guna ulang dengan lisensi Common Development and Distribution License (CDDL).

Sumber : https://netbeans.org/index_id.html, dikunjungi 23-09-2014